Jeder zweite ist zu teuer lizenziert: Lizenzberatung am Beispiel Microsoft Dynamics

Das Problem: Überlizenzierung als versteckter Kostentreiber

Microsoft Dynamics 365 ist eine der führenden CRM- und ERP-Plattformen weltweit. Was viele Unternehmen jedoch nicht wissen: Die komplexe Lizenzstruktur führt häufig dazu, dass sie deutlich mehr bezahlen als nötig. Studien zeigen, dass etwa jeder zweite Nutzer zu teuer lizenziert ist.

Microsoft Dynamics Lizenzmodell verstehen

Das Lizenzmodell von Microsoft Dynamics 365 ist modular aufgebaut. Es gibt verschiedene Lizenztypen mit unterschiedlichen Funktionsumfängen und Preisen:

1. Full User Lizenzen (Basis-Lizenzen)

Die teuersten Lizenzen bieten vollen Zugriff auf alle Funktionen einer App. Beispiele sind Dynamics 365 Sales Enterprise oder Customer Service Enterprise. Diese kosten zwischen CHF 80 und CHF 150 pro Nutzer und Monat.

2. Power Apps Pay-As-You-Go Lizenzen

Der oft übersehene Geheimtipp: Power Apps Pay-As-You-Go kostet nur CHF 10 pro Nutzer und Monat – und ermöglicht vollen Lese- und Schreibzugriff auf alle Daten im Dataverse. Diese Lizenz eignet sich ideal für:

• B2B-Unternehmen mit indirektem Vertriebsmodell (z.B. Manufacturing)
• Sales-Mitarbeiter, die Kundendaten pflegen, aber keine erweiterten Sales-Features benötigen
• Aussendienst-Teams, die Besuchsberichte und Kontaktdaten erfassen
• Mitarbeiter, die mit Accounts, Kontakten und Aktivitäten arbeiten

Wichtig: Im Gegensatz zu Team Member Lizenzen (nur Lesezugriff) erlaubt Power Apps PAYG das vollständige Bearbeiten aller Dataverse-Entitäten – zu einem Bruchteil der Kosten einer Sales Enterprise Lizenz.

3. Attach-Lizenzen

Hat ein Nutzer bereits eine Basis-Lizenz, können weitere Apps zu deutlich reduzierten Preisen hinzugefügt werden. Eine zweite App kostet oft nur 20-30% des Vollpreises.

Praxisbeispiel: B2B Manufacturing mit indirektem Vertrieb

Ein typisches Szenario: Ein Industrieunternehmen mit 50 Vertriebsmitarbeitern. Die meisten arbeiten über Handelspartner (indirekter Vertrieb) und benötigen keine komplexen Sales-Pipelines oder Forecasting-Tools. Sie pflegen Kundenkontakte, dokumentieren Besuche und aktualisieren Opportunitäten.

Ersparnis: CHF 35'700 pro Jahr (63%)

Die Aussendienst-Mitarbeiter haben weiterhin vollen Zugriff auf alle Kundendaten, können Aktivitäten erfassen und Berichte erstellen – nur ohne die Enterprise-Features wie Sales Insights oder Forecasting, die sie ohnehin nicht nutzen.

Der Weg zur optimalen Lizenzierung

Schritt 1: Nutzungsanalyse durchführen

Im ersten Schritt wird analysiert, wie die einzelnen Nutzer das System tatsächlich verwenden. Microsoft bietet hierfür eigene Reporting-Tools, die zeigen, welche Funktionen genutzt werden und welche nicht.

Schritt 2: Nutzer kategorisieren

Basierend auf der Analyse werden die Nutzer in Kategorien eingeteilt:

• Power User: Benötigen vollen Funktionsumfang
• Standard User: Nutzen regelmässig, aber nicht alle Funktionen
• Light User: Gelegentliche Nutzung, hauptsächlich lesend
• Inaktive Nutzer: Lizenz wird nicht oder kaum genutzt

Schritt 3: Lizenzmodell optimieren

Auf Basis der Kategorisierung wird ein optimiertes Lizenzmodell erstellt, das die tatsächlichen Anforderungen abbildet.

Schritt 4: Migration und Change Management

Die Umstellung erfolgt schrittweise, um den Betrieb nicht zu beeinträchtigen. Nutzer werden über Änderungen informiert und geschult.

Fazit: Lizenzkosten sind kein Schicksal

Die Überlizenzierung bei Microsoft Dynamics ist weit verbreitet, aber vermeidbar. Mit einer systematischen Nutzungsanalyse und einem optimierten Lizenzmodell lassen sich Einsparungen von 30% bis 50% realisieren – ohne Einschränkungen für die Nutzer.

Eine unabhängige Lizenzberatung zahlt sich in der Regel bereits im ersten Jahr aus und schafft nachhaltige Kostentransparenz.